Uanset om det drejer sig om ferie, forretningsrejse eller virksomhedsskifte – et automatisk svar pr. mail er et godt valg til enhver form for fravær. Har du hurtigt brug for en passende formuleret fraværsnotat? Hos os finder du mange praktiske tips og gratis tekstskabeloner til dit næste fravær fra kontoret.
Tak for din besked, men jeg er desværre ikke på kontoret i øjeblikket.
Denne eller lignende automatiske e-mails er sikkert velkendt for alle. Den såkaldte out-of-office-note er særlig praktisk, når du ikke er på kontoret. Det være sig fordi du er på ferie, på forretningsrejse eller bare er syg. Med et par venlige linjer kan du informere kunder, partnere og kolleger om dit fravær. Fraværsnotater oprettes hurtigt med få klik og forenkler kommunikationen under dit fravær. Du kan specifikt påpege ansvarsområder, indtil du vender tilbage. Kundeforespørgsler går ikke i vasken og kan besvares hurtigt. Fordelen for dig: færre åbne forespørgsler og opgaver hober sig op i din indbakke, og dit stressniveau bliver ikke belastet umiddelbart efter din tilbagevenden.
Indhold:
- Professionel fraværsnota til enhver lejlighed
- Opret en fraværsnote i Outlook
- Hinvis til en vellykket note til ud af kontoret
- Gratis tekstskabeloner til dit næste automatiske svar
- 4 tips til det perfekte brev til ud af kontoret
Hvad er en god udgangsbesked?
En fraværsnotat i 08/15-stil “Jeg er ikke her” har ikke den store nytte – hverken for dig eller dine kunder. En god fraværsnotat giver derimodalle de vigtige oplysninger, som kunder, forretningspartnere og kolleger har brug for. Det omfatter bl.a. fraværsperioden, din stedfortræder og eventuelt årsagen. Med disse oplysninger undgår du misforståelser og giver det automatiske svar et ekstra personligt præg.
Mulige lejligheder
Det er naturligvis op til dig, om du vil angive en årsag til dit fravær i det automatiske svar. Men nogle gange er det endda fornuftigt, at modtagerne kender årsagen. På den måde kan de selv afgøre, om de kan vente på, at du vender tilbage med din henvendelse.
En særlig fraværsnota er praktisk, når du er på ferie eller på forretningsrejse. Her ved du præcis, i hvilket tidsrum du ikke er på kontoret og kun vanskeligt eller slet ikke kan nås. En personlig fraværsnotat gør også en forskel i tilfælde af længerevarende sygdom, forældreorlov, sabbatår eller ved virksomhedsskifte, hvordan dit fravær opfattes. Da du ikke er til rådighed i en længere periode, vil dine mails ikke blive behandlet af dig. Takket være oplysningerne fra det automatiske svar ved kunder og kolleger det nu og kan henvise deres henvendelser til en anden kontaktperson.
I øvrigt: Selv hvis du skulle blive syg med kort varsel, er en fraværsmeddelelse med til at formidle dit fravær.
Skab en fraværsnote i Outlook
Hvis du vil oprette en note til brug uden for kontoret i Outlook, skal du gå til kontooplysningerne. Det kan du gøre ved at klikke på Fil. Klik derefter på feltet Automatisk svar (ude af kontoret). I den følgende dialog kan du definere den nøjagtige tekst til din besked til ud af kontoret – nyttige eksempler på formuleringer kan du finde her.
Note: Vi arbejder med Office/Microsoft 365 (version 2005, build 12827.20268 click-and-lose).
Hinvisninger til en vellykket fraværsnota
Det automatiske svar hjælper med at kommunikere vigtige organisatoriske spørgsmål. Du bør være særlig opmærksom på følgende punkter:
Hvor længe varer fraværet?
Du kan indstille en meddelelse om fravær til et ubestemt tidspunkt eller angive en nøjagtig dato inklusive klokkeslæt. På denne måde kan du definere den periode, hvor meddelelsen om fravær skal sendes. Så tænk på tidsvinduet for dit fravær i forvejen, og meddel dette (hvis muligt) i dit automatiske svar.
Kommunikere forskelligt internt og eksternt?
Outlook giver mulighed for at sende to forskellige tekster som et automatisk svar. Dette giver dig mulighed for at skelne mellem interne (inden for min organisation) og eksterne modtagere (uden for min organisation).
Hvis I er på fornavn i virksomheden, kan du også bruge dette til din interne besked ud af kontoret. Vær derfor særlig opmærksom på den korrekte ordlyd og underskrift til de respektive modtagere af din besked.
Internationalisering
Virksomheder, der opererer internationalt, bør skrive fraværsnoter på to sprog. Dette kan naturligvis også afhænge af den afdeling, du arbejder i. Især hvis du arbejder i kundeservice eller salg, kan du være i kontakt med folk, der taler fremmedsprog. Her er tosprogede versioner meget nyttige.
Hvad sker der med indgående e-mails?
Du skal også behandle spørgsmålet om “Adgang til e-mail-boksen”. Hvis du selv har oprettet aftaler, kan de ikke flyttes af andre i dit fravær – medmindre du opretter en stedfortræder for postkassen (mere om dette om lidt), hvilket naturligvis skal gøres på forhånd.
Hvis du selv vil besvare e-mails, selvom du er væk, har du naturligvis brug for internetadgang, mens du er på farten. Det, der lyder banalt, kan dog hurtigt blive en hindring: Afskadede roamingfunktioner, hullede trådløse netværk eller uhyrligt dyre udenlandske datatariffer har allerede overrasket mange ledere – selv om der i det mindste i EU ikke længere er nogen større omkostningsfælder at bekymre sig om.
Hvem tager sig af mandatet?
Det næste skridt er at få afklaret, om der er en erstatning for den tid, du er fraværende. Hvis der er en, skal han eller hun nævnes i fraværsnotatet, herunder kontaktoplysninger. Især hvis du ikke har adgang til dine mails i en længere periode, er det fornuftigt at organisere en stedfortræder. For kolleger er navn og emailadresse normalt tilstrækkeligt. For dine kunder er det bedst også at have et telefonnummer, så bekymringer kan blive afklaret hurtigst muligt.
Du har ingen repræsentation? Så videregiv også denne information til dine kunder og forretningspartnere – og nævn først og fremmest et tidspunkt, hvor du er tilbage på kontoret. For stadig at give modtagerne af din udeblivelsesbesked en merværdi bør du medtage generelle kontaktoplysninger på virksomhedens hovedkontor eller din overordnede afdeling. Måske kan henvendelser besvares på denne måde uden din hjælp.
Vil anmodningerne blive videresendt?
Dine mails videresendes automatisk til en kollega? Så bør du også meddele dette. På denne måde ved modtageren, at han ikke behøver at sende sin mail til kollegaen igen. Hvis der ikke sker nogen videresendelse, er det en god idé også at skrive dette i udgangsbrevet og her også specifikt notere kontaktoplysningerne på din stedfortræder i brevet. På den måde ved personen i den anden ende, at han eller hun altid kan kontakte en anden person med sine bekymringer.
Auto-videresendelse af e-mails i Outlook
Du kan konfigurere videresendelse af e-mail ved at klikke på feltet “Regler…” nederst til venstre i Out of Office-vinduet og derefter på “Tilføj regel…”. Opret nu individuelle behandlinger for indgående mails.
Videresend alle beskeder
Ønsker du, at alle meddelelser skal videresendes? Så skal du aktivere feltet Sendt direkte til mig. Hvis du også ønsker, at alle meddelelser, som du modtager som kopi (Cc), skal du også markere feltet Kopiering (Cc til mig). Vælg derefter punktet Vejledning og indtast emailadressen på din stedfortræder.
Hvis du ønsker, at afsenderen skal modtage en meddelelse om videresendelse af den sendte e-mail ud over den normale meddelelse om udeblivelse, skal du aktivere feltet Svar med. Klik på Skabeloner for at åbne et tomt beskedvindue. Indtast en passende beskedtekst og tilføj et emne. Lad feltet Til være tomt.
Videresend meddelelser fra specifikke afsendere
Du kan selvfølgelig også videresende beskeder fra meget specifikke afsendere – f.eks. hvis du ved, at visse kunder sender vigtige dokumenter i dit fravær. Hvis du vil gøre dette, skal du tilføje de korresponderende e-mail-adresser til feltet From øverst i feltet.
Forsend kun meddelelser om specifikke emner
Med en fraværsregel kan du også angive, at kun meddelelser om et bestemt emne videresendes til den ansvarlige person. På den måde modtager din substitut kun de virkelig vigtige meddelelser og bliver ikke oversvømmet med “uvigtige” e-mails (f.eks. nyhedsbreve, som du har abonneret på). Du kan gøre dette ved at indtaste et korresponderende begreb i feltet “Emne” eller “Meddelelsestekst”.
Passende fraværsnotat: Gratis skabeloner
Vi har skrevet vores formuleringseksempler til seks forskellige lejligheder og har også forsøgt at medtage generelle fraværsnoter. Du skal blot vælge en passende skabelon og tilpasse den til dine personlige behov!
Vores tip: Skræddersy det automatiske svar til modtagergruppen, og send en anden fraværsnote internt end eksternt. Med vores praktiske tekstmoduler giver vi dig mulighed for at kommunikere dit fravær hurtigt og nemt – uden misforståelser.
Interne skabeloner
1General
Kære kolleger,
Tak for din besked. Dette er et automatisk svar, da jeg ikke er hjemme i øjeblikket. Bemærk venligst, at din e-mail ikke vil blive behandlet. Jeg vender tilbage til dig, når jeg vender tilbage.
Hvis du har spørgsmål, kan du kontakte Max Mustermann.
Mange hilsner
Michèle
Kære kolleger,
Jeg vil være ude af kontoret fra DD. til DD.MM.YYYYY og vil ikke have adgang til mine e-mails i dette tidsrum. Fra DD.MM.YYYYY vil jeg igen være personligt tilgængelig og vil tage mig af dine henvendelser.
Mange hilsner
Michèle
Kære kolleger,
Jeg vil være ude af huset til og med DD.MM.YYYYY. I denne periode vil mine e-mails ikke blive videresendt eller besvaret. I hastende tilfælde bedes du kontakte min stedfortræder Max Mustermann.
Mange hilsner
Michèle
Kære kolleger,
Jeg er ikke på kontoret den DD.MM.YYYYY. I hastesager bedes du kontakte følgende kolleger:
Område A: Max Mustermann.
Område B: Marie Sample Woman.
Område C: Melanie Musterfrau.
Mange hilsner
Michèle
2Forretningsrejse
Kære kolleger,
Jeg er på forretningsrejse fra DD. til DD.MM.YYYYY og har kun begrænset adgang til mine e-mails. I hastende tilfælde kan du nå mig på telefon på +49 1234 56789. På grund af tidsforskellen kan jeg kun kontaktes pr. telefon mellem XX:XX – XX:XX:XX h.
Mange hilsner
Michèle
3Holidays
Kære kolleger,
Fra DD. til DD.MM.YYYYY Jeg vil være på ferie. I hastende tilfælde bedes du kontakte mine kolleger Max Mustermann eller Marie Musterfrau. Fra DD.MM.YYYYY vil jeg være personligt til rådighed igen og give dig feedback.
Hav en god tid.
Mange hilsner
Michèle
4Disease
Kære kolleger,
Jeg er syg med kort varsel og vil sandsynligvis være tilgængelig på kontoret igen fra DD.MM.YYYYY. I hastende tilfælde bedes De kontakte Max Mustermann.
Mange hilsner
Michèle
Kære kolleger,
På grund af en længerevarende sygdom er jeg i øjeblikket ikke i bygningen. I denne periode vil mine e-mails blive videresendt til min stedfortræder Max Mustermann og behandlet.
Tak for din forståelse.
Mange hilsner
Michèle
5Forældreorlov
Kære kolleger,
fra DD.MM.YYYYY Jeg vil arbejde på fuldtid og deltid som mor/far for tiden. Da jeg vil være afhængig af at skifte bleer, vil Max Mustermann stå til rådighed for spørgsmål om mit område.
Jeg ønsker dig (og mig) en stressfri tid.
Mange hilsner
Michèle
Kære kolleger,
Jeg skal have et barn og vil være på forældreorlov fra DD.MM.YYYYY. I denne periode vil jeg blive afløst af min kollega Max Mustermann. Jeg vil sandsynligvis genoptage mit arbejde den DD.MM.YYYYY.
Jeg ønsker jer alt det bedste.
Mange hilsner
Michèle
6Sabbatical
Kære kolleger,
Jeg har taget et lille sabbatår fra mit daglige arbejdsliv. Mit sabbatår starter den D.MM.ÅÅÅÅ og slutter den D.MM.ÅÅÅÅ. I denne periode bedes du kontakte:
Område A: Max Mustermann.
Område B: Marie Sample Woman.
Område C: Melanie Musterfrau.
Tak for din forståelse.
Mange hilsner
Michèle
Kære kolleger,
Jeg er på et sabbatår i Amerika. For at sikre, at alt går glat på kontoret, tager Max Mustermann sig af mine opgaver.
Alt det bedste, og vi ses snart
Michèle
7Company change
Kære kolleger,
Desværre har jeg forladt virksomheden. Jeg vil gerne takke dig for det gode samarbejde.
For mine emner kan du kontakte Max Mustermann.
Alt det bedste
Michèle
P.S.: Hold dig opdateret via LinkedIn og/eller Xing.
Eksterne skabeloner
1General
Mine damer og herrer,
Tak for din besked. Dette er et automatisk svar, da jeg ikke er i huset. Bemærk venligst, at din e-mail ikke vil blive behandlet. Når jeg vender tilbage, vil jeg kontakte dig igen. I hastende tilfælde bedes du kontakte min kollega:
Max Mustermann
M.Mustermann@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Med venlig hilsen
Michèle efternavn
Mine damer og herrer,
Tak for din besked. Jeg vil være ude af kontoret fra DD. til DD.MM.YYYYY og vil ikke have adgang til mine e-mails i dette tidsrum. Bemærk venligst, at Deres anmodninger ikke vil blive videresendt.
I hastende tilfælde bedes du kontakte min stedfortræder Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). Fra DD.MM.YYYYY vil jeg besvare din e-mail hurtigst muligt.
Med venlig hilsen
Michèle efternavn
Mine damer og herrer,
Tak for din besked. Den DD.MM.YYYYY vil jeg ikke være til rådighed på kontoret og har begrænset adgang til min mailboks. I hastesager bedes du kontakte følgende kolleger:
Område A: Max Mustermann, M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789.
Område B: Marie Musterfrau, M.Musterfrau@onlineprinters.com, +49 1234 56789
Område C: Melanie Musterfrau, M.Musterfrau@onlineprinters.com, +49 1234 56789
Med venlig hilsen
Michèle efternavn
2Forretningsrejse
Mine damer og herrer,
Tak fordi du kontaktede mig. På grund af en forretningsrejse vil jeg være ude af kontoret til og med DD.MM.YYYYY. I denne periode vil jeg kun have begrænset adgang til min mailboks. Så snart jeg vender tilbage fra min rejse, vil jeg straks tage kontakt med dig.
Ved vigtige spørgsmål bedes du kontakte Mr. Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Med venlig hilsen
Michèle efternavn
3Holidays
Mine damer og herrer,
Tak for din besked. Jeg vil være på ferie fra DD.MM. til DD.MM.YYYYY. I hastende tilfælde bedes De kontakte Mr Max Mustermann eller Mrs Marie Musterfrau.
Kontakt:
Max Mustermann
M.Mustermann@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Marie Musterfrau
M.Musterfrau@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Bemærk venligst, at dine anmodninger ikke vil blive videresendt. Jeg vender tilbage til dig så hurtigt som muligt efter min hjemkomst.
Jeg ønsker dig en god fornøjelse.
Med venlig hilsen
Michèle efternavn
Mine damer og herrer,
Tak for din besked. Jeg er på ferie til og med DD.MM.YYYYY. Du kan være sikker på, at jeg vender tilbage til dig, så snart jeg er tilbage.
I hastesager bedes du kontakte min kollega Mr Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Jeg ønsker dig en god fornøjelse.
Med venlig hilsen
Michèle efternavn
4Disease
Mine damer og herrer,
Tak for din besked. Da jeg er syg med kort varsel, vil jeg sandsynligvis først være tilgængelig på kontoret igen fra DD.MM.YYYYY. Bemærk venligst, at dine beskeder ikke vil blive videresendt i denne periode. I hastende tilfælde bedes du kontakte Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Tak for din forståelse.
Med venlig hilsen
Michèle efternavn
Mine damer og herrer,
Tak for din besked. På grund af en længerevarende sygdom er jeg i øjeblikket ikke i bygningen. Mine e-mails videresendes automatisk til min stedfortræder Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). Mr. Mustermann vil med glæde hjælpe dig med eventuelle spørgsmål.
Tak for din forståelse.
Med venlig hilsen
Michèle efternavn
5Forældreorlov
Mine damer og herrer,
Tak for din e-mail. Jeg er i øjeblikket på forældreorlov. Min afløser bliver Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) og vil stå til rådighed for dig i ord og handling.
Jeg ønsker jer en god tid.
Med venlig hilsen
Michèle efternavn
Mine damer og herrer,
Tak for din besked. Fra DD.MM.YYYYY vil jeg være på forældreorlov. I denne periode vil jeg blive afløst af min kollega Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). Bemærk venligst, at din besked ikke vil blive videresendt.
Det forventes, at jeg genoptager mine aktiviteter den DD.MM.YYYYY og kontakter dig igen.
Tak for din forståelse og det gode samarbejde indtil videre. Vi ses snart igen!
Med venlig hilsen
Michèle efternavn
6Sabbatical
Mine damer og herrer,
Mange tak for din besked. Jeg har taget et lille sabbatår fra mit daglige arbejdsliv. Mit sabbatår starter den D.MM.ÅÅÅÅ og slutter den D.MM.ÅÅÅÅ. I denne periode vil Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) overtage mine områder. Bemærk venligst, at dine beskeder ikke vil blive videresendt i denne periode.
Tak for din forståelse.
Med venlig hilsen
Michèle efternavn
7Company change
Mine damer og herrer,
Mange tak for din besked. Desværre har jeg forladt virksomheden. Tak for det gode samarbejde og din tillid.
For mine fagområder bedes du kontakte Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) med øjeblikkelig virkning.
Hold kontakten:
LinkedIn
Xing
Alt det bedste
Michèle efternavn
Mine damer og herrer,
Mange tak for din besked. Desværre kan du ikke længere nå mig personligt, da jeg forlod virksomheden den DD.MM.YYYYY.
Mange tak for det gode samarbejde i de seneste år. Det ville glæde mig, hvis vi fortsat kunne holde kontakten. Du kan nå mig via LinkedIn og/eller Xing.
Jeg ønsker jer alt det bedste.
Hvis du har spørgsmål, bedes du kontakte Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Med venlig hilsen
Michèle efternavn
4 tips til det perfekte brev til ud af kontoret
Det vigtigste for en god fraværsnotat: Den er formuleret på en sådan måde, at alle spørgsmål, der opstår, besvares direkte. Ingen ubesvarede spørgsmål skal forblive hos modtageren. Vi har opsummeret de vigtigste punkter for dig:
→ Giv en repræsentation, herunder kontaktoplysninger.
→ Vælg, om emails skal videresendes.
→ Vær særlig opmærksom på en passende hilsen og skrevet stil.
Billedkilde: Kari Shea via Unsplash
